Comment l’hôpital HAD de Bois Guillaume gère-t-il ses remplacements ?

Josette Marin, directrice des soins, revient sur l’utilisation de Teamsquare dans l’établissement.

Pourriez-vous présenter votre établissement ?

L’hôpital HAD de Bois Guillaume est un établissement sanitaire de la Croix-Rouge qui dispose de quatre pôles de santé : un pôle néphrologique, un pôle SSR spécialisé, un pôle nutrition et un pôle HAD. En tant que directrice des soins, je chapeaute l’organisation de ces pôles pour garantir la qualité des soins.

Dans notre établissement, nous faisons face à un taux d’absentéisme récurrent, surtout durant la période d’été, de juin à septembre. On travaille avec un pool de vacataires et, avant Teamsquare, on passait des heures à chercher des remplaçants, à les appeler, à modifier les plannings et à contacter les agences d’intérim.

Pourquoi avoir choisi Teamsquare ?

Nous avons été le site pilote de la Croix rouge nationale pour tester la solution et nous en sommes pleinement satisfaits. Ce que j’apprécie le plus dans la solution, c’est qu’elle est très intuitive et personnalisée. Sur mon interface, je n’ai que les services de mon établissement, les horaires sont pré-rentrés, ma demande de remplacement est faite en quelques clics et en quelques secondes ! Aujourd’hui, sur 200 employés, nous avons 172 soignants qui sont inscrits sur Teamsquare.

Quels sont les bénéfices de la solution ?

Le premier mot qui me vient à l’esprit, c’est la liberté. Maintenant, les vacataires se sentent plus libres de répondre aux demandes de remplacements, ils n’ont pas à s’excuser ni à trouver un motif s’ils ne peuvent pas. Ils ne culpabilisent plus. On observe même plus de soignants candidats aux heures supplémentaires qu’avant car ils savent qu’ils ne vont pas être dérangés, ce sont eux qui gèrent leur emploi du temps et leurs disponibilités.

Du côté des cadres et des managers, c’est un gain de temps phénoménal. L’été dernier, je pense que j’ai gagné au moins 2h par jour grâce à Teamsquare ! On est plus efficaces dans la gestion des plannings car les réponses aux demandes de remplacements sont extrêmement rapides. De manière générale, si on a pas de réponse dans les 24h qui suivent la mise en ligne de la demande, on sait qu’on en aura pas.

De plus, Teamsquare nous permet de fidéliser nos remplaçants. Le fait d’avoir une base qualifiée de remplaçants qui ont déjà travaillé dans l’établissement nous aide beaucoup. Par exemple, on a des étudiants qui travaillent chez nous depuis deux ans et qui se positionnent que lorsqu’ils sont disponibles. Les demandes de remplacements pour juillet sont déjà en ligne, ça leur assure un job d’été et, de notre côté, on aborde l’été plus sereinement.

Quelle a été votre utilisation de Teamsquare pendant la crise ?

Pendant la crise, nous avons eu peu de demandes de remplacements car tout le personnel était extrêmement mobilisé. C’est surtout en ce moment et durant les prochains mois que nous allons beaucoup l’utiliser. En effet, les soignants sont fatigués et vont prendre leurs congés dans les prochains jours, on doit donc anticiper et ré-organiser les plannings.
Mais, de manière générale, on l’utilise pour toutes nos demandes de remplacement, sauf pour les congés maternité qui sont des CDD longs.

Comment s’est passée la prise en main de la solution au sein de l’équipe ?

Nous avons eu une formation ce qui nous a permis de comprendre rapidement la solution. Tout le monde a vite pris en main la solution – surtout les jeunes -, elle est très intuitive.

Auriez-vous un message à faire passer aux autres établissements ?

Je pense que, grâce à Teamsquare, on a optimisé et rendu efficient le travail de l’encadrant, notamment au moment des vacances d’été. Maintenant, on résout nos problèmes d’absentéisme en une demi-heure, là où avant on perdait une demi-journée. On a également moins recours à l’intérim. Avant, pour une demande urgente, il m’arrivait de contacter directement l’agence d’intérim sans passer par notre pool de vacataires. On gagne donc du temps et de l’argent !
Enfin, Teamsquare permet de réduire le stress des encadrants généré par la gestion de l’absentéisme. Et ça ce n’est pas négligeable non plus !