Comment le service des urgences des Hôpitaux Universitaires de Strasbourg gère-t-il ses remplacements ?

Lionel Bauer, cadre de santé au sein de l’Hôpital de Hautepierre revient sur son utilisation de Teamsquare.

Comment gériez-vous les remplacements avant Teamsquare ?

Il faut savoir que gérer les remplacements monopolise environ 65% du temps cadre pour être à l’effectif cible. Avant Teamsquare, j’utilisais à titre personnel les SMS pour joindre et communiquer avec les agents, ce qui était déjà efficace mais encore trop consommateur de temps par rapport à la facilité d’utilisation de l’application .

Quelle a été votre utilisation de Teamsquare pendant la crise ?

Pendant la crise, nous avons eu un “effet feed back positif”, c’est-à-dire que la situation exceptionnelle a entraîné une mobilisation exceptionnelle des équipes. Même si nous avions moins de problèmes d’absences, Teamsquare nous a été très utile pour gérer les plannings et assurer la continuité des soins malgré la crise. De plus, la DRH a mis en place un dispositif Covid pendant la crise permettant la rémunération à 100% les heures supplémentaires (avant le dispositif était 50 % payé 50 % récupéré), ce qui a d’autant plus incité les personnels à accepter des remplacements. L’application Teamsquare, associée aux rémunérations à 100%, était un moyen efficace pour gérer les remplacements !

En tant que cadre, quels sont les bénéfices de la solution ?

Le gain de temps récupéré grâce à Teamsquare est indéniable. Lorsque je crée une demande, je peux ajouter des annotations, ce qui me permet de donner toutes les informations pour le remplacement et d’éviter les allers-retours d’information par téléphone avec les agents. En plus, tout le monde dispose de la même information, on ne laisse aucune place au doute ou à la spéculation.

J’utilise aussi beaucoup le “mode choix” lorsque je fais une demande de remplacement. Il me permet de sélectionner parmi les personnes qui ont postulé et ainsi de répartir de façon équitable les remplacements dans les équipes.

« Teamsquare me permet de répartir les remplacements de façon plus équitable. »

Et pour les soignants ?

Ils ont d’abord été réticents dans l’utilisation de l’application parce qu’ils craignaient d’être tout le temps dérangés mais finalement, c’est l’inverse ! L’équipe que je gère est composée de personnes plutôt jeunes donc la prise en main de Teamsquare s’est faite très rapidement. Finalement, j’ai eu très peu de retours négatifs, ils ont vite compris que Teamsquare allait les aider à gérer leur temps en général sans être intrusif sur leur temps personnel. Aujourd’hui, 85% des agents du service d’urgence sont sur Teamsquare.

Ce que je trouve également positif, c’est la dynamique de pôle qui s’est mise en place avec Teamsquare. Comme nous sommes sur plusieurs sites, c’est maintenant plus facile de remplacer d’un site à l’autre et de se faire rencontrer les équipes.